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兰州大学印章档案管理办法

【来源:兰州大学校长办公室 | 发布日期:2009-04-02 | 作者:超级管理员】     【选择字号:

校办字[2006]15号


第一章  总 则
第一条  为维护历史原貌,加强印章档案的规范化管理,根据《兰州大学档案管理办法》,制定本办法。
第二条  本暂行办法所指印章档案是指学校党务、政务、业务等工作活动中形成的、已停止使用的,对国家、社会和学校有保存价值的、经过一定程序归档的公务印章和个人图章等。
第三条  本校印章档案是真实记录本校发展历史的特殊载体档案,它对研究本校机构设置、演变及鉴别历史文物的真伪等具有重要的凭证作用和参考价值。本校各机构及有关人员都有印章档案保护、归档的义务。
第二章  印章档案的归档范围
第一条  停止使用的公务印章及文字说明。
第二条  停止使用的学校法定代表人印章及文字说明。
第三条  教学管理、科研管理、财务管理等部门负责人及各学院院长公务签名专用章及文字说明。
第四条  院士、博导签名章及文字说明。
第五条  其他有保存价值的印章档案。
第三章  印章档案质量要求
第一条  归档前应对印章进行价值鉴定,剔除无保存价值的印章(如严重破损和收发文等一般事务性工作使用的印章)。
第二条  无需归档的印章填写“印章销毁登记表”后,由印章制发单位统一销毁。“印章销毁登记表”归档保存。(见附表一)
第三条  归档的印章须由归档单位清洗,所用清洗材料不应对印章有任何损伤。
第四条  归档印章一般清洗方法:将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡,待污垢松软后,使用刷子刷洗印章。对印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢,可使用竹针剔除。清洗干净的印章放在通风处晾干(切勿暴晒或炙烤)。
第五条  归档印章清洗剂的选择:不同材质的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类印章宜选用95%医用酒精;金属类印章宜选用煤油;矿物类(玉、石、玛瑙、翡翠等)、橡胶及塑料制品类(橡胶、橡皮、有机玻璃等)印章宜选用洗洁精;骨质类(骨、角、牙等)印章可选用95%医用酒精或洗洁精。
第六条  归档印章清洗要求:
清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑;
清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形,保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰;
使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时,应注意防火;
使用竹针剔除印面污物时,手法要轻,防止损坏印面;
用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章,对其清洗时,应避免长时间浸泡和用力过猛,以防止印面老化和脱落。
第四章  印章档案的鉴定整理
第一条  档案馆负责指导各归档单位进行印章档案归档整理。
第二条  印章档案整理应遵循“保持印章档案的历史原貌和有机联系,有利于保管,便于提供利用”的原则。
第三条  归档印章档案按其废止时间统一排序,作为实物档案单独编号。
第四条  印文内容不论采用何种文字字体雕刻,必须用规范汉字标识。
第五条  档案馆应对印章档案进行计算机扫描存贮。扫描印鉴应妥为保管。
第五章  印章档案的移交接收
第一条  印章档案由学校档案馆负责接收保管。
第二条  学校各级党务、政务印章及法定代表人印章由党委办公室、校长办公室在其废止后即时统一归档。其他签名章由有关单位和个人负责归档。
第三条  印章档案归档单位应统一填写“归档印章著录表”,随印章档案一并移交。“印章档案著录表”著录项目为:印章编号、印章名称、材质、形状、废止时间、废止文件编号、印鉴、备注等。材质和形状标注印面材料。(见附表二)
第四条  印章档案归档单位应在档案馆指导下填写印章档案目录。
第五条  按照上述要求整理完毕、校验无误后,印章档案归档人员与档案馆接收人员办理移交手续,签署交接目录。交接目录一式两份,一份归档保存,一份由归档单位自存。
第六章  印章档案的保管
第一条  印章档案必须单独存放,专人管理。所用装具不应对印章有任何不利影响。第二条  定期对印章档案进行检查,发现问题妥善处理。
第三条  印章档案的保管环境温度为14℃-24℃,相对湿度为45%一60%,注意做好防光、防虫、防霉、防尘、防火及防盗等工作,确保印章档案的完整与安全。
第七章  印章档案的利用
第一条  因工作需要,经学校有关领导、印章原使用单位领导、档案馆馆长联合签署书面利用意见后,学校有关部门、人员可以登记利用印章档案。
第二条  为确保印章档案的安全,印章档案实物一般不予外借。
第三条  任何单位和个人不得伪造、损毁、丢失、窃取或擅自使用印章档案,违者将追究相应的法律责任。
第八章  附  则
第一条  本办法自发布之日起实行。

 

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